TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DA PROCURADORIA-GERAL DO ESTADO DO PARÁ: ATIVIDADE-MEIO |
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01 ORGANIZAÇÃO ADMINISTRATIVA (FUNÇÃO) |
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01.01 Relações Institucionais (SUBFUNÇÃO) |
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ATIVIDADE |
TIPOLOGIA DOCUMENTAL |
PRAZO DE GUARDA |
DESTINAÇÃO |
OBSERVAÇÃO |
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ARQUIVO CORRENTE |
ARQUIVO INTERMEDIÁRIO |
ELIMINAÇÃO |
ARQUIVO PERMANENTE |
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01.01.01 Formalização de Termos de Cooperação e outros instrumentos congêneres |
01.01.01.01 Acordo |
Vigência |
5 anos |
|
X |
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01.01.01.02 Convênio |
Vigência |
5 anos |
|
X |
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01.01.01.03 Protocolo de intenções |
Vigência |
5 anos |
|
X |
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01.01.01.04 Termo de cooperação |
Vigência |
5 anos |
|
X |
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|
01.01.01.05 Termo de parceria |
Vigência |
5 anos |
|
X |
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01.01.02 Controle de Correspondência |
01.01.02.01 A viso |
1 ano
|
-
|
X
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A correspondência interna que veicula conteúdos rotineiros, em geral não implica em continuidade administrativa. Quando o documento integrar um processo obedecerá a sua temporalidade e à sua destinação. |
01.01.02.02 Circular |
1 ano
|
-
|
X
|
|
A correspondência interna que veicula conteúdos rotineiros, em geral não implica em continuidade administrativa. Quando o documento integrar um processo obedecerá a sua temporalidade e à sua destinação. |
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01.01.02.03 Comunicado |
1 ano
|
-
|
X
|
|
A correspondência interna que veicula conteúdos rotineiros, em geral não implica em continuidade administrativa. Quando o documento integrar um processo obedecerá a sua temporalidade e à sua destinação. |
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01.01.02.04 Comunicação interna |
1 ano
|
-
|
X
|
|
A correspondência interna que veicula conteúdos rotineiros, em geral não implica em continuidade administrativa. Quando o documento integrar um processo obedecerá a sua temporalidade e à sua destinação. |
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01.01.02.05 Memorando |
1 ano
|
-
|
X
|
|
A correspondência interna que veicula conteúdos rotineiros, em geral não implica em continuidade administrativa. Quando o documento integrar um processo obedecerá a sua temporalidade e à sua destinação. |
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01.01.02.0 6 Convite |
Vigência |
|
X |
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A vigência esgota-se com a realização do evento. |
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01.01.02.0 7 Carta |
4 anos
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-
|
X
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A vigência esgota-se com a realização do evento. A correspondência que registra relações interinstitucionais ou com a comunidade pode provocar desdobramentos e, de acordo com a natureza de seu conteúdo, definirá a temporalidade do processo ou expediente que iniciar. A eliminação está condicionada à inexistência de fatores determinantes de sua guarda. |
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01.01.02.0 8 Ofício |
4 anos
|
-
|
X
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A vigência esgota-se com a realização do evento. A correspondência que registra relações interinstitucionais ou com a comunidade pode provocar desdobramentos e, de acordo com a natureza de seu conteúdo, definirá a temporalidade do processo ou expediente que iniciar. A eliminação está condicionada à inexistência de fatores determinantes de sua guarda. |
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01.01.02.09 Requerimento |
4 anos
|
-
|
X
|
|
A vigência esgota-se com a realização do evento. A correspondência que registra relações interinstitucionais ou com a comunidade pode provocar desdobramentos e, de acordo com a natureza de seu conteúdo, definirá a temporalidade do processo ou expediente que iniciar. A eliminação está condicionada à inexistência de fatores determinantes de sua guarda. |
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01.01.02.10 Voto
|
4 anos
|
-
|
X
|
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A vigência esgota-se com a realização do evento. A correspondência que registra relações interinstitucionais ou com a comunidade pode provocar desdobramentos e, de acordo com a natureza de seu conteúdo, definirá a temporalidade do processo ou expediente que iniciar. A eliminação está condicionada à inexistência de fatores determinantes de sua guarda. |
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01.01.02.11 Baixo assinado |
4 anos
|
-
|
X
|
|
A vigência esgota-se com a realização do evento. A correspondência que registra relações interinstitucionais ou com a comunidade pode provocar desdobramentos e, de acordo com a natureza de seu conteúdo, definirá a temporalidade do processo ou expediente que iniciar. A eliminação está condicionada à inexistência de fatores determinantes de sua guarda. |
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01 ORGANIZAÇÃO ADMINISTRATIVA (FUNÇÃO) |
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01.02 Planejamento das ações de governo e controle dos serviços (SUBFUNÇÃO) |
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ATIVIDADE |
TIPOLOGIA DOCUMENTAL |
PRAZO DE GUARDA |
DESTINAÇÃO |
OBSERVAÇÃO
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ARQUIVO CORRENTE |
ARQUIVO INTERMEDIÁRIO |
ELIMINAÇÃO
|
ARQUIVO PERMANENTE |
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01.02.01 Execução, acompanhamento e avaliação de atividades |
01.02.01.01 Acórdão de auditoria do Tribunal de Contas do Estado do Pará |
Até a aprovação das contas |
5 anos
|
|
X |
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01.02.01.02 Prestação de Contas de Gestão dos Recursos Públicos Estaduais anuais |
Até a aprovação das contas |
5 anos
|
|
X |
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01.02.01.03 Relatório de auditória de gestão AGE (parecer AGE) |
Até a aprovação das contas |
5 anos
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|
X |
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01.02.01.04 Relatório de atividades |
1 ano |
- |
X |
|
As informações constam do Relatório anual de atividades do órgão, entidade ou empresa. |
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01 ORGANIZAÇÃO ADMINISTRATIVA (FUNÇÃO) |
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01.03 Apoio à administração pública (SUBFUNÇÃO) |
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ATIVIDADE |
TIPOLOGIA DOCUMENTAL |
PRAZO DE GUARDA |
DESTINAÇÃO |
OBSERVAÇÃ |
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ARQUIVO CORRENTE |
ARQUIVO INTERMEDIÁRIO |
ELIMINAÇÃO
|
ARQUIVO PERMANENTE |
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01.03.01 Controle de compromissos oficiais
|
01.03.01.01 Agenda de compromissos |
5 anos |
- |
X |
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01.03.01.02 Ata de reunião |
2 anos |
- |
|
X |
|
|
01.03.01.03 Ata de sessão |
2 anos |
- |
|
X |
|
|
01.03.01.04 Carta de representação |
Vigência |
- |
X |
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|
01.03.01.05 Cédula de votação de conselheiro |
2 anos |
- |
X |
|
O resultado da votação está registrada na Ata de sessão. |
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01.03.01.06 Comunicado agendando audiência |
Vigência |
- |
X |
|
A vigência esgota-se com a realização da audiência. |
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01.03.01.07 Convite recebido |
Vigência |
- |
X |
|
A vigência esgota-se com a realização da audiência. |
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01.03.01.08 Ofícios Recebidos/expedidos |
1 ano |
- |
X |
|
|
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01.03.01.09 Pauta de reunião |
Vigência |
- |
X |
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O documento poderá ser eliminado se suas informações constarem na Ata de reunião. |
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01.03.01.10 Registro de convites recebidos |
1 ano |
- |
X |
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02 COMUNICAÇÃO INSTITUCIONAL (FUNÇÃO) |
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02.01 Assessoria de imprensa (SUBFUNÇÃO) |
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ATIVIDADE |
TIPOLOGIA DOCUMENTAL |
PRAZO DE GUARDA |
DESTINAÇÃO |
OBSERVAÇÃO |
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ARQUIVO CORRENTE |
ARQUIVO INTERMEDIÁRIO |
ELIMINAÇÃO
|
ARQUIVO PERMANENTE |
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02.01.01 Divulgação das ações de governo |
02.01.01.01 Artigo, nota e notícia |
1 ano |
- |
|
X |
Os documentos refletem a política do órgão. Documento importante para memória institucional |
02.01.01.02 Site institucional
|
Vigência |
- |
|
X |
Entende-se por site o conjunto de páginas HTML de um órgão ou entidade. Quando houver alterações substantivas no layout ou no conteúdo do site, deve-se providenciar cópia da versão anterior para guarda permanente. Se o serviço for terceirizado, a contratada deverá providenciar cópia dos registros e encaminhá-la ao órgão contratante. Documento importante para memória institucional |
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02.01.02 Editoração e programação visual |
02.01.02.01 Modelo de diagramação para matérias de site institucional |
Vigência |
- |
X |
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O documento será eliminado quando substituído por outro atualizado. |
02.01.03 Produção de registros de imagem e som |
02.01.03.01 Banco de imagem |
Vigência
|
- |
|
X |
Deve-se providenciar, anualmente, cópia da última versão para guarda permanente. Se o serviço for terceirizado, a contratada deverá providenciar a referida cópia e encaminhá-la ao órgão contratante. |
02.01.03.02 Registro fotográfico
|
4 anos |
4 anos |
|
X |
Quando o serviço for terceirizado, a contratada deverá providenciar cópia dos registros e encaminhá-la ao órgão contratante. |
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02.01.03.03 Registro sonoro
|
4 anos |
4 anos |
|
X |
Quando o serviço for terceirizado, a contratada deverá providenciar cópia dos registros e encaminhá-la ao órgão contratante. |
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02.01.03.04 Vídeo institucional |
4 anos |
4 anos |
|
X |
Quando o serviço for terceirizado, a contratada deverá providenciar cópia dos registros e encaminhá-la ao órgão contratante. |
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03 GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS (FUNÇÃO) |
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03.01 Planejamento e formulação de políticas de recursos humanos (SUBFUNÇÃO) |
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ATIVIDADE |
TIPOLOGIA DOCUMENTAL |
PRAZO DE GUARDA |
DESTINAÇÃO |
OBSERVAÇÃO |
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ARQUIVO CORRENTE |
ARQUIVO INTERMEDIÁRIO |
ELIMINAÇÃO
|
ARQUIVO PERMANENTE |
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03.01.01 Classificação e cadastramento de cargos e funções |
03.01.01.01 Decreto de fixação, extinção ou relotação de postos de trabalho |
Vigência |
5 anos |
|
X |
|
03.01.01.02 Ficha de cadastro de cargos e funções |
Vigência |
5 anos |
|
X |
|
|
03.01.01.03 Organograma funcional |
Vigência |
2 anos |
|
X |
|
|
03.01.01.04 Processo de criação de cargo |
Vigência |
5 anos |
|
X |
|
|
03.01.01.05 Processo de extinção de cargo |
Vigência |
5 anos |
|
X |
|
|
03.01.01.06 Processo de identificação e classificação de função |
Vigência |
5 anos |
|
X |
|
|
03.01.01.07 Processo de transformação de cargo |
Vigência |
5 anos |
|
X |
|
|
03.01.01.08 Quadro de cargos e funções |
Vigência |
5 anos |
|
X |
|
|
03.01.01.09 Quadro de classificação de cargos e funções |
Vigência |
5 anos |
|
X |
|
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03 GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS (FUNÇÃO) |
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03.02 Seleção e desenvolvimento de recursos humanos (SUBFUNÇÃO) |
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ATIVIDADE |
TIPOLOGIA DOCUMENTAL |
PRAZO DE GUARDA |
DESTINAÇÃO |
OBSERVAÇÃO |
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ARQUIVO CORRENTE |
ARQUIVO INTERMEDIÁRIO |
ELIMINAÇÃO
|
ARQUIVO PERMANENTE |
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03.02.01 Recrutamento e seleção |
03.02.01.01 Ficha de inscrição de candidato a cargo público |
2 anos |
5 anos |
X |
|
|
03.02.01.02 Processo de abertura de concurso público para provimento de cargo mediante nomeação |
5anos |
5anos |
|
X |
Constituição Federal, art. 37, III.
|
|
03.02.01.03 Processo de abertura de processo seletivo especial ou concurso interno |
5 anos |
5anos |
|
X |
|
|
03.02.01.04 Processo de aproveitamento de remanescentes de concurso público |
5 anos |
5anos |
|
X |
Constituição Federal, art. 37, III.
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03.02.02 Capacitação e aperfeiçoamento funcional |
03.02.02.01 Certificado em participação em curso área meio e fim |
5 anos |
5 anos |
|
X |
Integra o Prontuário funcional.
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03.02.02.02 Cronograma de cursos |
1 ano |
2 anos |
X |
|
|
|
03.02.02.03 Relatório de curso servidor da área meio |
5 anos |
5 anos |
|
X |
Integram o Dossiê o material didático: a lista de presença, a pesquisa de opinião e material de divulgação. |
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03.02.02.04 Relatório mensal de custos com cursos |
5 anos |
5 anos |
X |
|
|
|
03.02.02.05 Processo de capacitação de recursos humanos |
Vigência |
5 anos |
X |
|
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03 GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS (FUNÇÃO) |
||||||
03.03 Expediente de pessoal (SUBFUNÇÃO) |
||||||
ATIVIDADE |
TIPOLOGIA DOCUMENTAL |
PRAZO DE GUARDA |
DESTINAÇÃO |
OBSERVAÇÃO |
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ARQUIVO CORRENTE |
ARQUIVO INTERMEDIÁRIO |
ELIMINAÇÃO
|
ARQUIVO PERMANENTE |
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03.03.01 Elaboração e registro de atos relativos à vida funcional |
03.03.01.01 Formulário para o Cadastro Geral do funcionário |
Vigência
|
3 anos
|
X
|
|
|
03.03.01.02 Processo de acumulação de cargo ou função atividade |
Vigência
|
5 anos
|
|
X
|
O ato que autoriza a acumulação integra o Prontuário funcional. A vigência esgota-se com o encerramento dos procedimentos administrativos e o arquivamento do processo. |
|
03.03.01.03 Processo de promoção por merecimento ou antiguidade |
Vigência
|
5 anos |
|
X
|
O ato que autoriza a promoção integra o Prontuário funcional. A vigência esgota-se com o encerramento dos procedimentos administrativos e o arquivamento do processo. |
|
03.03.01.04 Processo administrativo de avaliação de desempenho e estágio probatório |
3 anos |
10 anos |
|
X
|
Constituição Federal, art. 41, § 4.º. A cópia do ato integra o Prontuário funcional. |
|
03.03.01.05 Pasta do estagiário |
Vigência |
1 ano |
|
X |
|
|
03.03.01.06 Pasta funcional |
Vigência |
1 ano |
|
X |
|
|
03.03.02 Elaboração de expedientes para posse, preenchimento de função-atividade, provimento de cargo, vacância e substituição |
03.03.02.01 Declaração negativa de admissão de pessoal |
Até a aprovação das contas |
5 anos
|
X |
|
|
03.03.02.02 Livro de posse de servidores |
Vigência |
1 ano |
|
X |
Pasta do servidor |
|
03.03.02.03 Pedido de prorrogação de prazo para o exercício do cargo |
1 ano
|
-
|
|
X |
Trata-se de cópia pois o documento integra o Prontuário funcional. |
|
03.03.02.04 Pedido de prorrogação de prazo para posse |
1 ano
|
-
|
|
X |
Trata-se de cópia pois o documento integra o Prontuário funcional. |
|
03.03.02.05 Processo de exoneração do cargo |
Vigência
|
10 anos
|
|
X |
O ato de exoneração integra o Prontuário funcional. A vigência esgota-se com o encerramento dos procedimentos administrativos e o arquivamento do processo. |
|
03.03.02.06 Processo para provimento de cargo |
Até a aprovação das contas |
5 anos
|
|
X |
|
|
03.03.03 Elaboração de contratos de trabalho e atos relativos à sua alteração, suspensão e rescisão |
03.03.03.01 Comunicado de dispensa ou desligamento |
2 anos
|
-
|
X
|
|
|
03.03.03.02 Contrato temporário |
Vigência |
5 anos |
|
X |
Pasta do servidor |
|
03.03.03.03 Pedido de exoneração |
Vigência |
5 anos |
|
X |
Pasta do servidor |
|
03.03.03.04 Processo de contratação de estagiário |
Vigência |
5 anos |
|
X |
|
|
03.03.03.05 Termo aditivo ao contrato temporário |
Vigência |
5 anos |
|
X |
Constituição Federal, art. 7.º, XXIX; Decreto- Lei Federal n. 5.452/43 (CLT), art. 11. Pasta do servidor |
|
03.03.04 Concessão de direitos, vantagens e benefícios
|
03.03.04.01 Abono de permanência |
Vigência |
5 anos |
|
X |
|
03.03.04.02 Escala de férias |
1 ano |
- |
|
X |
Pasta do servidor |
|
03.03.04.03 Portaria de férias |
1 ano |
- |
|
X |
|
|
03.03.04.04 Processo Adicional de tempo de serviço |
1 ano |
- |
|
X |
|
|
03.03.04.05 Processo de incorporação |
1 ano |
- |
|
X |
|
|
03.03.04.06 Processo de afastamentos ou licenças |
Vigência |
5 anos |
|
X |
A vigência esgota-se com a aposentadoria ou com o rompimento do vínculo jurídico com o Estado. |
|
03.03.04.07 Processo de aposentadoria (Cópia) |
Vigência |
5 anos |
|
X |
Processo original no IGEPREV |
|
03.03.04.08 Processo de concessão de direitos e benefícios |
Vigência |
5 anos |
|
X |
|
|
03.03.04.09 Processo de concessão e incorporação de vantagens pecuniárias |
Vigência |
5 anos |
|
X |
|
|
03.03.04.10 Processo de indeferimento de férias por absoluta necessidade do serviço |
Vigência |
5 anos |
|
X |
Integra o Prontuário funcional. |
|
03.03.04.11 Requerimento para gozo de férias indeferidas |
2 anos |
- |
|
X |
Integra o Prontuário funcional. Pasta do servidor |
|
03.03.05 Avaliação de desempenho e incentivo funcional
|
03.03.05.01 Apostila de avaliação de desempenho |
Vigência |
60 anos |
X |
|
O documento integra o Prontuário funcional. |
03.03.05.02 Formulário de avaliação de desempenho |
Vigência
|
1 ano
|
X |
|
A vigência compreende o período do serviço ativo. Trata-se de cópia, pois o documento é arquivado na Pasta individual do servidor |
|
03.03.05.03 Formulário de manifestação sobre o cumprimento de metas |
5 anos |
- |
X |
|
Trata-se de cópia pois o documento integra o Prontuário funcional. |
|
03.03.05.04 Plano de desempenho do órgão ou unidade |
Vigência |
5 anos |
|
X |
|
|
03.03.05.05 Processo avaliatório para a Gratificação de Desempenho de Apoio à Procuradoria - GDAP |
1 ano
|
5 anos
|
X
|
|
Decreto Estadual nº1.020, de 14 de abril de 2014, dispõe sobre a regulamentação do art. 10-A da Lei n° 6.813, de 25 de janeiro de 2006, que institui a Gratificação de Desempenho de Apoio à Procuradoria – GDAP. |
|
03.03.06 Contencioso Disciplinar |
03.03.06.01 Pedido de reconsideração de decisão em processo administrativo |
Vigência |
5 anos |
|
X |
|
03.03.06.02 Processo administrativo para aplicação de pena disciplinar |
Vigência |
5 anos |
|
X |
|
|
03.03.06.03 Processo de revisão de Processo administrativo ou de Processo de sindicância |
Vigência
|
5 anos
|
|
X
|
|
|
03.03.06.04 Processo de sindicância para apuração de abandono de cargo
|
Vigência
|
5 anos
|
|
X
|
Lei Federal n. 10.406/2002 (Código Civil), art. 205. A validade dos atos e negócios jurídicos celebrados antes de 11.1.2003, data da entrada em vigor do novo Código Civil, obedece ao disposto no Código Civil de 1916. |
|
03.03.06.05 Processo de sindicância para apuração de falta disciplinar |
Vigência
|
5 anos
|
|
X
|
Lei Federal n. 10.406/2002 (Código Civil), art. 205. A validade dos atos e negócios jurídicos celebrados antes de 11.1.2003, data da entrada em vigor do novo Código Civil, obedece ao disposto no Código Civil de 1916. |
|
03.03.07 Recolhimento de encargos sociais e contribuições |
03.03.07.01 Processo de recolhimento de contribuição para o Plano da Seguridade Social |
Vigência
|
30 anos
|
|
X
|
Lei Federal n. 8.212/91, arts. 32, parágrafo único, 45, parágrafo único e 46 |
03.03.07.02 Processo de recolhimento do PIS/PASEP |
Vigência
|
30 anos
|
|
X
|
Decreto-Lei Federal n. 2.052/83, arts. 10 |
|
03 GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS (FUNÇÃO) |
||||||
03.04 Controle de freqüência (SUBFUNÇÃO) |
||||||
ATIVIDADE |
TIPOLOGIA DOCUMENTAL |
PRAZO DE GUARDA |
DESTINAÇÃO |
OBSERVAÇÃO |
||
ARQUIVO CORRENTE |
ARQUIVO INTERMEDIÁRIO |
ELIMINAÇÃO
|
ARQUIVO PERMANENTE |
|||
03.04.01 Registro de frequência
|
03.04.01.01 Formulário de justificativa de falta |
1 ano |
5 anos
|
X
|
|
Trata-se de cópia pois o documento integra o Prontuário funcional. |
03.04.01.02 Ficha de registro de frequência |
1 ano |
5 anos |
|
X |
A vigência esgota-se com o rompimento do vínculo jurídico com o Estado. O documento integra o Prontuário funcional. |
|
03.04.01.03 Processo de concessão de horário especial |
Vigência
|
2 anos
|
|
X
|
O documento integra o Prontuário funcional. |
|
03.04.01.04 Processo de convocação de prestação de serviço extraordinário e horas-extras |
Vigência
|
2 anos
|
|
X
|
Decreto-Lei Federal n. 5.452/43 (CLT), art. 59. |
|
03.04.01.05 Registro de ponto |
1 ano
|
5 anos
|
|
X
|
Constituição Federal, arts. 7.º, XXIX e 74; Decreto-Lei Federal n. 5.452/43 (CLT), arts. 11 e 74, § 2.º. As informações constam da Ficha de registro de freqüência |
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03 GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS (FUNÇÃO) |
||||||
03.05 Pagamento de pessoal (SUBFUNÇÃO) |
||||||
ATIVIDADE |
TIPOLOGIA DOCUMENTAL |
PRAZO DE GUARDA |
DESTINAÇÃO |
OBSERVAÇÃO |
||
ARQUIVO CORRENTE |
ARQUIVO INTERMEDIÁRIO |
ELIMINAÇÃO
|
ARQUIVO PERMANENTE |
|||
03.05.01 Elaboração de expedientes para a folha de pagamento
|
03.05.01.01 Boletim informativo para elaboração da Folha de pagamento |
Vigência
|
-
|
X
|
|
A vigência esgota-se com a efetivação do pagamento.
|
03.05.01.02 Formulário de atualização de dados pessoais e funcionais para a elaboração da Folha de pagamento |
Vigência
|
-
|
X
|
|
Pasta do servidor
|
|
03.05.01.03 Informação judicial |
1 ano |
5 anos |
|
X |
|
|
03.05.01.04 Requerimento de revisão de pagamento |
Vigência
|
5 anos
|
|
X
|
|
|
03.05.02 Elaboração da folha de pagamento |
03.05.02.01 Declaração de encargos de dependentes para fins de Imposto de Renda |
2 anos
|
5 anos
|
|
X
|
Pasta do servidor
|
03 GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS (FUNÇÃO) |
||||||
03.06 Segurança e medicina do trabalho (SUBFUNÇÃO) |
||||||
ATIVIDADE |
TIPOLOGIA DOCUMENTAL |
PRAZO DE GUARDA |
DESTINAÇÃO |
OBSERVAÇÃO |
||
ARQUIVO CORRENTE |
ARQUIVO INTERMEDIÁRIO |
ELIMINAÇÃO
|
ARQUIVO PERMANENTE |
|||
03.06.01 Controle ambiental e preservação da saúde |
03.06.01.01 Comunicado de Acidente de Trabalho – CAT-GIAT |
Vigência
|
5 anos
|
|
X
|
Lei Federal n. 8.212/91, art. 46; Lei Federal n. 8.213/91, art. 22; Decreto-Lei Federal n. 5.452/43 (CLT), Título II, Capítulo V. |
03.06.01.02 Laudo técnico pericial de riscos ambientais |
Vigência
|
5 anos
|
|
X
|
Decreto-Lei Federal n. 5.452/43 (CLT), Título II, Capítulo V; Portaria MT n. 3.214/78, NR-7, 7.4.5, 7.4.5.1 e NR-15, 15.1.4 |
|
03.06.01.03 Formulário de desempenho para readaptação funcional |
1 ano |
5 anos |
|
X |
Trata-se de cópia pois o documento integra o Prontuário funcional. |
|
04 GESTÃO DE BENS MATERIAIS E PATRIMONIAIS (FUNÇÃO) |
||||||
04.01 Controle de compras (SUBFUNÇÃO) |
||||||
ATIVIDADE |
TIPOLOGIA DOCUMENTAL |
PRAZO DE GUARDA |
DESTINAÇÃO |
OBSERVAÇÃO |
||
ARQUIVO CORRENTE |
ARQUIVO INTERMEDIÁRIO |
ELIMINAÇÃO
|
ARQUIVO PERMANENTE |
|||
04.01.01 Licitação e administração de contratos
|
04.01.01.01 Contratos
|
Vigência
|
12 anos
|
X
|
|
Lei Federal n. 2.848/40 (Código Penal), art. 109; Lei Federal n. 10.028/2000, arts. 359-A ao 359-H; Lei Federal n. 8.666/93, arts. 89 ao 98. Os contratos integram os Processos de aquisição, de contratação de serviços ou obras e os convênios, e obedecerão à temporalidade e destinação dos respectivos processos. As guias de recolhimento da Previdência Social e outros impostos deverão ser arquivadas em separado e obedecerão aos prazos previstos nesta tabela, na atividade "Controle da contabilidade". |
04.01.01.02 Pedido de inclusão no cadastro de impedimentos |
Até a aprovação das contas |
5 anos
|
X
|
|
|
|
04.01.01.03 Pedido de reabilitação no cadastro de impedimentos |
Até a aprovação das contas |
5 anos
|
X
|
|
|
|
04.01.01.04 Processo relativo aos trabalhos de Comissão de Licitação |
Vigência |
12 anos
|
X
|
|
Lei Federal n. 2.848/40 (Código Penal), art. 109 e 326; Lei Federal n. 10.028/2000, arts. 359-A ao 359-H; Lei Federal n. 8.666/93, arts. 51 e 89 ao 98. |
|
04.01.01.05 Relação de contratos e atos jurídicos análogos e seus aditamentos |
Até a aprovação das contas |
12 anos
|
X
|
|
|
|
04.01.01.06 Relação de despesas com dispensa ou inexigibilidade de licitação |
Até a aprovação das contas |
12 anos
|
X
|
|
|
|
04.01.01.07 Relação de licitações por modalidade |
Até a aprovação das contas |
5 anos
|
X
|
|
|
|
04.01.02 Aquisição de bens materiais e patrimoniais
|
04.01.02.01 Processo de aquisição de bens de informática e automação |
Até a aprovação das contas |
5 anos
|
X
|
|
Lei Federal n. 2.848/40 (Código Penal), art. 109; Lei Federal n. 10.028/2000, arts. 359-A ao 359-H; Lei Federal n. 8.666/93, arts. 14 ao 16 e 89 ao 98. |
04.01.02.02 Processo de aquisição de material de consumo |
Até a aprovação das contas |
5 anos
|
X
|
|
Lei Federal n. 2.848/40 (Código Penal), art. 109; Lei Federal n. 10.028/2000, arts. 359-A ao 359-H; Lei Federal n. 8.666/93, arts. 14 ao 16 e 89 ao 98. |
|
04.01.02.03 Processo de aquisição de material permanente |
Até a aprovação das contas |
5 anos
|
X
|
|
Lei Federal n. 2.848/40 (Código Penal), art. 109; Lei Federal n. 10.028/2000, arts. 359-A ao 359-H; Lei Federal n. 8.666/93, arts. 14 ao 16 e 89 ao 98. |
|
04.01.02.04 Processo de aquisição de semovente |
Até a aprovação das contas |
5 anos
|
X
|
|
Lei Federal n. 2.848/40 (Código Penal), art. 109; Lei Federal n. 10.028/2000, arts. 359-A ao 359-H; Lei Federal n. 8.666/93, arts. 14 ao 16 e 89 ao 98. |
|
04 GESTÃO DE BENS MATERIAIS E PATRIMONIAIS (FUNÇÃO) |
||||||
04.02 Controle de serviços e obras (SUBFUNÇÃO) |
||||||
ATIVIDADE |
TIPOLOGIA DOCUMENTAL |
PRAZO DE GUARDA |
DESTINAÇÃO |
OBSERVAÇÃO |
||
ARQUIVO CORRENTE |
ARQUIVO INTERMEDIÁRIO |
ELIMINAÇÃO
|
ARQUIVO PERMANENTE |
|||
04.02.01 Contratação de serviços e obras
|
04.02.01.01 Processo de contratação de serviço de informática e automação |
Até a aprovação das contas
|
12 anos
|
X
|
|
Lei Federal n. 2.848/40 (Código Penal), art. 109; Lei Federal n. 10.028/2000, arts. 359-A ao 359-H; Lei Federal n. 8.666/93, arts. 45, § 4.º e 89 ao 98. |
04.02.01.02 Processo de contratação de serviços comuns |
Até a aprovação das contas
|
12 anos
|
X
|
|
Lei Federal n. 2.848/40 (Código Penal), art. 109; Lei Federal n. 10.028/2000, arts. 359-A ao 359-H; Lei Federal n. 8.666/93, arts. 7.º e 89 ao 98 |
|
04.02.01.03 Processo de contratação de serviços terceirizados |
Até a aprovação das contas
|
12 anos
|
X
|
|
Lei Federal n. 2.848/40 (Código Penal), art. 109; Lei Federal n. 10.028/2000, arts. 359-A ao 359-H; Lei Federal n. 8.666/93, arts. 7.º e 89 ao 98. |
|
04 GESTÃO DE BENS MATERIAIS E PATRIMONIAIS (FUNÇÃO) |
||||||
04.03 Controle de bens patrimoniais (SUBFUNÇÃO) |
||||||
ATIVIDADE |
TIPOLOGIA DOCUMENTAL |
PRAZO DE GUARDA |
DESTINAÇÃO |
OBSERVAÇÃO |
||
ARQUIVO CORRENTE |
ARQUIVO INTERMEDIÁRIO |
ELIMINAÇÃO
|
ARQUIVO PERMANENTE |
|||
04.03.01 Cadastro e chapeamento de bens patrimoniais
|
04.03.01.01 Inventário físico de bens patrimoniais |
Até a aprovação das contas |
5 anos
|
|
X
|
|
04.03.01.02 Inventário físico-financeiro de bens patrimoniais |
Até a aprovação das contas |
5 anos
|
X
|
|
|
|
04.03.01.03 Livro de controle de chapa patrimonial |
5 anos |
- |
|
X
|
A produção do documento está em desuso. Os exemplares ainda existentes possuem valor histórico. |
|
04.03.02 Defesa de bens patrimoniais
|
04.03.02.01 Certificado de garantia |
Vigência |
-
|
X
|
|
Justifica-se a guarda apenas durante o prazo de validade do certificado. |
04.03.02.02 Processo de contratação de seguro para bens patrimoniais |
Até a aprovação das contas
|
12 anos
|
X
|
|
Lei Federal n. 2.848/40 (Código Penal), art. 109; Lei Federal n. 10.028/2000, arts. 359-A ao 359-H; Lei Federal n. 8.666/93, arts. 6.º, II e 89 ao 98. |
|
04.03.02.03 Processo de sindicância relativa à defesa de bens patrimoniais |
Vigência
|
5 anos
|
X
|
|
A vigência esgota-se com o término da apuração ou com a prescrição criminal. |
|
04.03.03 Locação de bens patrimoniais |
04.03.03.01 Processo de locação de máquinas e equipamentos |
Até a aprovação das contas
|
12 anos
|
X
|
|
Lei Federal n. 2.848/40 (Código Penal), art. 109; Lei Federal n. 10.028/2000, arts. 359-A ao 359-H; Lei Federal n. 8.666/93, arts. 6.º, II e 89 ao 98. |
04.03.04 Registro da movimentação de bens patrimoniais
|
04.03.04.01 Comunicado de transferência de bens patrimoniais |
1 ano |
5 anos |
X |
|
|
04.03.04.02 Processo de alienação de bens patrimoniais |
Até a aprovação das contas
|
12 anos
|
X
|
|
Lei Federal n. 2.848/40 (Código Penal), art. 109; Lei Federal n. 10.028/2000, arts. 359-A ao 359-H; Lei Federal n. 8.666/93, arts. 17, II e 89 ao 98. |
|
04.03.04.03 Processo de permuta de bens patrimoniais |
Vigência
|
10 anos
|
X
|
|
|
|
04.03.04.04 Processo de transferência de bens patrimoniais |
1 ano
|
5 anos
|
X
|
|
As informações estão contidas no Inventário físico de bens patrimoniais. |
|
04.03.04.05 Termo de responsabilidade pelo uso de bens patrimoniais |
Vigência
|
-
|
X
|
|
|
|
04.03.05 Registro da descrição de acervo artístico
|
04.03.05.01 Ficha catalográfica |
Vigência |
- |
X |
|
A vigência esgota-se com a elaboração de uma nova ficha ou quando ocorrer a baixa patrimonial. |
04.03.05.02 Ficha matriz |
Vigência |
- |
|
X |
A vigência esgota-se quando ocorrer a baixa patrimonial. |
|
04.03.05.03 Guia, inventário, catálogo, índice |
Vigência |
- |
|
X |
|
|
04.03.05.04 Relação de documentos e códigos de assuntos |
Vigência
|
-
|
X
|
|
A vigência esgota-se com a elaboração de instrumentos técnicos de busca e acesso |
|
04.03.06 Arrolamento e baixa de bens patrimoniais
|
04.03.06.01 Ata de inutilização de bens |
1 ano |
- |
X |
|
O documento integra o Processo de arrolamento de bens excedentes, inservíveis ou em desuso. |
04.03.06.02 Processo de arrolamento de bens excedentes, inservíveis ou em desuso |
Até a aprovação das contas |
5 anos
|
X
|
|
|
|
04.03.06.03 Recibo de doação de remanescentes de inutilização |
Até a aprovação das contas |
5 anos
|
X
|
|
|
|
04 GESTÃO DE BENS MATERIAIS E PATRIMONIAIS (FUNÇÃO) |
||||||
04.04 Controle de almoxarifado (SUBFUNÇÃO) |
||||||
ATIVIDADE |
TIPOLOGIA DOCUMENTAL |
PRAZO DE GUARDA |
DESTINAÇÃO |
OBSERVAÇÃO |
||
ARQUIVO CORRENTE |
ARQUIVO INTERMEDIÁRIO |
ELIMINAÇÃO
|
ARQUIVO PERMANENTE |
|||
04.04.01 Verificação de estoque e distribuição
|
04.04.01.01 Balancete de material de almoxarifado |
2 ano s |
- |
X |
|
As informações constam do Balanço de material do almoxarifado. |
04.04.01.02 Balanço de material de almoxarifado |
Até a aprovação das contas |
5 anos
|
X
|
|
|
|
04.04.01.03 Boletim de saída de material |
1 ano |
- |
X |
|
|
|
04.04.01.04 Formulário de previsão de consumo de material |
1 ano
|
-
|
X
|
|
|
|
04.04.01.05 Formulário de requisição de material |
1 ano |
- |
X |
|
As informações do documento alimentam o sistema informatizado de controle de estoque. |
|
04.04.01.06 Inventário físico de material de almoxarifado |
Até a aprovação das contas |
5 anos
|
X
|
|
|
|
04.04.01.07 Inventário físico-financeiro de material de almoxarifado |
Até a aprovação das contas |
5 anos
|
X
|
|
|
|
04.04.01.08 Lista de material de almoxarifado |
Vigência |
- |
X |
|
|
|
04.04.01.09 Nota de fornecimento |
1 ano |
- |
X |
|
As informações do documento alimentam o sistema informatizado de controle de estoque. |
|
04.04.01.10 Relação de materiais excedentes, inservíveis ou em desuso |
1 ano
|
-
|
X
|
|
Trata-se de cópia pois o documento integra o Processo de alienação de bens móveis ou o Processo de arrolamento de materiais excedentes, inservíveis ou em desuso. As informações constam de sistema informatizado. |
|
04.04.02 Formação de o Processo de aquisição. estoque ou reposição de material |
04.04.02.01 Comunicado de irregularidades no fornecimento de material |
1 ano
|
-
|
X
|
|
Trata-se de cópia pois o documento integra o Processo de aquisição. |
04.04.02.02 Pedido de aquisição de material
|
1 ano
|
-
|
X |
|
O pedido de aquisição de material aprovado integra o Processo de aquisição. O pedido pode ser feito por ofício ou formulário. |
|
04.04.03 Recebimento e conferência
|
04.04.03.01 Atestado de recebimento de material |
1 ano
|
- |
X
|
|
Trata-se de cópia pois o documento integra o Processo de aquisição. |
04.04.03.02 Nota fiscal (cópia)
|
1 ano
|
- |
X
|
|
Ao integrar um processo o documento deverá obedecer à sua temporalidade e destinação; quando acumulado de forma independente deverá seguir a temporalidade prevista na atividade "Controle da contabilidade". |
|
04.04.03.03 Processo relativo aos trabalhos de Comissão de Recebimento de Material |
Até a aprovação das contas |
12 anos
|
X
|
|
Lei Federal n. 2.848/40 (Código Penal), art. 109; Lei Federal n. 10.028/2000, arts. 359-A ao 359-H; Lei Federal n. 8.666/93, art. 15, § 8.º. |
|
04.04.04 Arrolamento e baixa de materiais |
04.04.04.01 Processo de arrolamento de materiais excedentes, inservíveis ou em desuso |
Até a aprovação das contas |
5 anos
|
X
|
|
|
04 GESTÃO DE BENS MATERIAIS E PATRIMONIAIS (FUNÇÃO) |
||||||
04.05 Controle do patrimônio imobiliário (SUBFUNÇÃO) |
||||||
ATIVIDADE |
TIPOLOGIA DOCUMENTAL |
PRAZO DE GUARDA |
DESTINAÇÃO |
OBSERVAÇÃO |
||
ARQUIVO CORRENTE |
ARQUIVO INTERMEDIÁRIO |
ELIMINAÇÃO
|
ARQUIVO PERMANENTE |
|||
04.05.01 Aquisição de imóveis
|
04.05.01.01 Escritura de imóveis |
Vigência |
- |
X |
|
|
04.05.01.02 Planta de imóveis |
Vigência |
- |
X |
|
|
|
04.05.01.03 Processo de aquisição de imóvel
|
Até a aprovação das contas |
12 anos
|
X
|
|
Lei Federal n. 2.848/40 (Código Penal), art. 109; Lei Federal n. 10.028/2000, arts. 359-A ao 359-H; Lei Federal n. 8.666/93, arts. 89 ao 98; |
|
04.05.02 Cadastramento de imóveis
|
04.05.02.01 Cadastro do patrimônio imobiliário
|
Vigência
|
-
|
X
|
|
As informações que alimentam o cadastro podem ser recuperadas no Dossiê de imóvel próprio do Estado e nos Processos de aquisição e alienação de imóveis, bem como nos de autorização, cessão, concessão e permissão de uso, e nos de comodato e transferência. |
04.05.02.02 Dossiê de imóvel próprio do Estado |
Vigência |
- |
X |
|
O documento é importante para assegurar direitos e preservar a memória institucional. |
|
04.05.03 Alienação de imóveis
|
04.05.03.01 Processo de alienação de imóvel
|
Vigência
|
12 anos
|
|
X
|
Lei Federal n. 2.848/40 (Código Penal), art. 109; Lei Federal n. 10.028/2000, arts. 359-A ao 359-H; Lei Federal n. 8.666/93, arts. 17 e 89 ao 98. Documento importante para assegurar direitos e preservar a memória institucional. |
04.05.04 Arrolamento e baixa de veículos |
04.05.04.01 Processo de arrolamento de veículos excedentes, inservíveis ou em desuso |
Até a aprovação das contas |
5 anos
|
X
|
|
|
04.05.05 Alienação de veículos |
04.05.05.01 Processo de alienação de veículo
|
Até a aprovação das contas |
12 anos |
X
|
|
Lei Federal n. 2.848/40 (Código Penal), art. 109; Lei Federal n. 10.028/2000, arts. 359-A ao 359-H; Lei Federal n. 8.666/93, arts. 17, 89 ao 98; |
04 GESTÃO DE BENS MATERIAIS E PATRIMONIAIS (FUNÇÃO) |
||||||
04.06 Controle de transportes internos (SUBFUNÇÃO) |
||||||
ATIVIDADE |
TIPOLOGIA DOCUMENTAL |
PRAZO DE GUARDA |
DESTINAÇÃO |
OBSERVAÇÃO |
||
ARQUIVO CORRENTE |
ARQUIVO INTERMEDIÁRIO |
ELIMINAÇÃO
|
ARQUIVO PERMANENTE |
|||
04.06.01 Aquisição de veículos
|
04.06.01.01 Ofício solicitando autorização para aquisição de veículo |
1 ano
|
-
|
X
|
|
Se a solicitação for atendida, o ofício iniciará o Processo de aquisição de veículo. |
04.06.01.02 Processo de aquisição de veículo |
Vigência
|
12 anos
|
X |
|
Lei Federal n. 2.848/40 (Código Penal), art. 109; Lei Federal n. 10.028/2000, arts. 359-A ao 359-H; Lei Federal n. 8.666/93, arts. 14 ao 16 e 89 ao 98. |
|
04.06.01.03 Programa anual de renovação da frota |
2 anos
|
- |
X |
|
|
|
04.06.01.04 Resolução para incorporação de veículo doado na frota |
1 ano
|
- |
|
X |
|
|
04.06.02 Locação de veículos
|
04.06.02.01 Ofício solicitando autorização para locação de veículo |
1 ano |
- |
X |
|
Se a solicitação for atendida, o ofício iniciará o Processo de locação de veículo. |
04.06.02.02 Processo de locação de veículo
|
Até a aprovação das contas |
12 anos |
X |
|
Lei Federal n. 2.848/40 (Código Penal), art. 109; Lei Federal n. 10.028/2000, arts. 359-A ao 359-H; Lei Federal n. 8.666/93, arts. 89 ao 98. |
|
04.06.03 Contratação de seguro
|
04.06.03.01 Processo de contratação de seguro para veículo oficial |
Até a aprovação das contas |
12 anos |
X |
|
Lei Federal n. 2.848/40 (Código Penal), art. 109; Lei Federal n. 10.028/2000, arts. 359-A ao 359-H; Lei Federal n. 8.666/93, arts. 6º, II e 89 ao 98. |
04.06.04 Registro da movimentação de veículos |
04.06.04.01 Processo de transferência de veículo |
1 ano |
5 anos
|
X |
|
A transferência de veículos ocorre entre as Unidades. |
04.06.05 Controle da guarda e do uso de veículos
|
04.06.05.01 Autorização para uso de veículo oficial |
1 ano |
- |
X |
|
|
04.06.05.02 Boletim de ocorrência com veículo |
Vigência |
- |
X |
|
Trata-se de cópia pois o documento integra o Processo de sindicância. A vigência da cópia, instrumento de controle do setor, esgota-se com o término da apuração ou com a prescrição criminal. |
|
04.06.05.03 Certificado de registro e licenciamento de veículo oficial |
Vigência |
- |
X |
|
A vigência esgota-se com a emissão de documento atualizado pelo DETRAN. |
|
04.06.05.04 Ficha de controle de tráfego de veículos |
1 ano |
- |
X |
|
|
|
04.06.05.05 Normas de serviços de transportes internos |
Vigência |
2 anos |
X |
|
|
|
04.06.05.06 Notificação de multa de trânsito |
1 ano |
- |
X |
|
Trata-se de cópia pois o documento integra o Processo de sindicância de multa de trânsito. |
|
04.06.05.07 Ofício relativo à devolução de veículo oficial |
4 anos |
- |
X |
|
|
|
04.06.05.08 Ofício solicitando autorização para inscrição no regime de quilometragem |
1 ano |
- |
X |
|
Se a solicitação for atendida, o ofício iniciará o Processo de inscrição de funcionário ou servidor no regime de quilometragem. |
|
04.06.05.09 Ordem de serviço para guarda de veículos em outras garagens 04.06.05.10 Planilha de uso de veículo oficial |
1 ano |
- |
X |
|
|
|
04.06.05.11 Processo de autorização para funcionário ou servidor dirigir veículo oficial |
1 ano |
5 anos |
X |
|
|
|
04.06.05.12 Processo de inscrição de funcionário ou servidor no regime de quilometragem |
Vigência |
2 anos |
X |
|
|
|
04.06.05.13 Processo de sindicância de acidente com veículo |
Vigência |
5 anos |
X |
|
A vigência esgota-se com o término da apuração ou com a prescrição criminal. O ato integra o prontuário funcional. |
|
04.06.05.14 Processo de sindicância de multa de trânsito |
Vigência |
5 anos |
X |
|
A vigência esgota-se com a quitação da multa. |
|
04.06.05.15 Processo relativo ao uso irregular de veículo oficial |
Vigência |
5 anos |
X |
|
A vigência esgota-se com o término da apuração ou com a prescrição criminal. |
|
04.06.05.16 Registro de ferramentas e acessórios sobressalentes |
1 ano |
- |
X |
|
|
|
04.06.05.17 Registro de ocorrência com veículo oficial |
1 anos |
- |
X |
|
|
|
04.06.05.18 Termo de inspeção de veículo |
1 ano |
- |
X |
|
|
|
04.06.06 Controle do consumo de combustível
|
04.06.06.01 Formulário de agendamento para uso de veículo oficial |
1 ano |
- |
X |
|
|
04.05.06.02Ofício solicitando suplementação de combustível |
1 ano |
- |
X |
|
Se a solicitação for atendida, o ofício iniciará o Processo de fixação de cota de combustível. |
|
04.06.06.03 Processo de aquisição de combustível |
Até a aprovação das contas |
12 anos |
X |
|
Lei Federal n. 2.848/40 (Código Penal), art. 109; Lei Federal n. 10.028/2000, arts. 359-A ao 359-H; Lei Federal n. 8.666/93, arts. 14 ao 16 e 89 ao 98; |
|
04.06.06.04 Processo de fixação de cota de combustível |
Vigência |
5 anos |
X |
|
|
|
04.06.06.05 Quadro demonstrativo mensal de consumo de combustível |
1 ano |
- |
X |
|
|
|
04.06.06.06 Registro de quilometragem e de consumo de combustível |
1 ano |
- |
X |
|
|
|
04.06.06.07 Relatório anual de consumo de combustível |
1 ano |
5 anos |
X |
|
|
|
04.06.06.08 Relatório semestral de consumo de combustível |
1 ano |
- |
X |
|
O relatório é executado com base nas informações contidas no Quadro demonstrativo mensal. |
|
04.06.07 Manutenção de veículos
|
04.06.07.01 Ficha de controle de substituição de peças e acessórios |
1 ano |
- |
X |
|
|
04.06.07.02 Ofício referente à troca de óleo |
1 ano |
- |
X |
|
|
|
04.06.07.03 Ofício referente ao consumo de combustível |
1 ano |
- |
X |
|
|
|
04.06.07.04 Ordem de liberação de veículo |
1 ano |
- |
X |
|
|
|
04.06.07.05 Ordem de serviço para manutenção ou conserto de veículo |
1 ano |
- |
X |
|
|
|
04.06.07.06 Quadro demonstrativo de manutenção de veículo |
1 ano |
- |
X |
|
|
|
04.06.07.07 Quadro demonstrativo de quantidade de veículo |
1 ano |
- |
X |
|
|
|
04.06.07.08 Quadro demonstrativo mensal de quilometragem percorrida |
1 ano |
- |
X |
|
|
|
05 GESTÃO ORÇAMENTÁRIA E FINANCEIRA (FUNÇÃO) |
||||||
05.01 Execução orçamentária |
||||||
ATIVIDADE |
TIPOLOGIA DOCUMENTAL |
ATIVIDADE |
TIPOLOGIA DOCUMENTAL |
OBSERVAÇÃO |
||
ARQUIVO CORRENTE |
ARQUIVO INTERMEDIÁRIO |
ELIMINAÇÃO
|
ARQUIVO PERMANENTE |
|||
05.01.01 Distribuição de recursos orçamentários |
05.01.01.01 Nota de crédito |
5 anos |
- |
X |
|
Preenchido no SIAFEM – Sistema Integrado de Administração Financeira para Estados e Municípios |
05.01.01.02 Nota de dotação |
5 anos |
- |
X |
|
Preenchido no SIAFEM – Sistema Integrado de Administração Financeira para Estados e Municípios |
|
05.01.01.03 Nota de lançamento de quota mensal |
5 anos |
- |
X |
|
SEPLAN – Secretaria de Estado de Planejamento |
|
05 GESTÃO ORÇAMENTÁRIA E FINANCEIRA (FUNÇÃO) |
||||||
05.02 Execução financeira (SUBFUNÇÃO) |
||||||
ATIVIDADE |
TIPOLOGIA DOCUMENTAL |
ATIVIDADE |
TIPOLOGIA DOCUMENTAL |
OBSERVAÇÃO |
||
ARQUIVO CORRENTE |
ARQUIVO INTERMEDIÁRIO |
ELIMINAÇÃO
|
ARQUIVO PERMANENTE |
|||
05.02.01 Acompanhamento da execução orçamentária e financeira |
05.02.01.01 Programação da despesa orçamentária |
Até a aprovação das contas |
7 anos
|
X |
|
De acordo com a auditoria do Tribunal de Contas do Estado do Pará. |
05.02.01.02 Programação financeira de desembolso |
Até a aprovação das contas |
7 anos
|
X |
|
De acordo com a auditoria do Tribunal de Contas do Estado do Pará. |
|
05.02.01.03 Tabela de reprogramação financeira |
Até a aprovação das contas |
7 anos
|
X |
|
De acordo com a auditoria do Tribunal de Contas do Estado do Pará. |
|
05.02.02 Reserva de recurso, empenho e liquidação da despesa
|
05.02.02.01 Nota de empenho |
Até a aprovação das contas |
7 anos
|
X |
|
De acordo com a auditoria do Tribunal de Contas do Estado do Pará. |
05.02.02.02 Nota de lançamento de liquidação da despesa |
Até a aprovação das contas |
7 anos
|
X |
|
De acordo com a auditoria do Tribunal de Contas do Estado do Pará. |
|
05.02.02.03 Nota de reserva |
Até a aprovação das contas |
7 anos
|
X |
|
De acordo com a auditoria do Tribunal de Contas do Estado do Pará. |
|
05.02.02.04 Ordem bancária |
Até a aprovação das contas |
7 anos
|
X |
|
De acordo com a auditoria do Tribunal de Contas do Estado do Pará. |
|
05.02.02.05 Programação de desembolso |
Até a aprovação das contas |
7 anos
|
X |
|
De acordo com a auditoria do Tribunal de Contas do Estado do Pará. |
|
05.02.03 Adiantamento de despesas
|
05.02.03.01 Balancete de despesas com adiantamento |
Até a aprovação das contas |
7 anos |
X |
|
De acordo com a auditoria do Tribunal de Contas do Estado do Pará. |
05.02.03.02 Ficha de controle de adiantamentos |
1 anos |
- |
X |
|
De acordo com a auditoria do Tribunal de Contas do Estado do Pará. |
|
05.02.03.03 Processo de adiantamento |
Até a aprovação das contas |
7 anos |
X |
|
De acordo com a auditoria do Tribunal de Contas do Estado do Pará. |
|
05.02.03.04 Recibo de adiantamento |
Até a aprovação das contas |
7 anos |
X |
|
De acordo com a auditoria do Tribunal de Contas do Estado do Pará. |
|
05.02.03.05 Relação de adiantamentos concedidos |
Até a aprovação das contas |
7 anos |
X |
|
De acordo com a auditoria do Tribunal de Contas do Estado do Pará. |
|
05.02.04 Prestação de contas e controle interno
|
05.02.04.01 Processo de prestação de contas de adiantamento |
Até a aprovação das contas |
7 anos |
X |
|
De acordo com a auditoria do Tribunal de Contas do Estado do Pará. |
05.02.04.02 Processo de relatório de auditoria do Tribunal de Contas do Estado do Pará |
Até a aprovação das contas |
12 anos |
X |
|
Lei Federal n. 2.848/40 (Código Penal), arts. 29 e 109; Lei Federal n. 10.028/2000, arts. 359-A ao 359-H; Lei Federal n. 8.666/93, arts. 89 ao 98. |
|
05.02.04.03 Relatório de gestão fiscal |
Até a aprovação das contas |
12 anos |
X |
|
Lei Federal n. 2.848/40 (Código Penal), arts. 29 e 109; Lei Federal n. 10.028/2000, arts. 359-A ao 359-H; Lei Federal n. 8.666/93, arts. 89 ao 98; Lei Complementar Federal n. 101/2000, arts. 48 e 54. |
|
05.02.04.04 Relatório e pareceres relativos à auditoria e controle interno para o Tribunal de Contas do Estado do Pará |
Até a aprovação das contas |
12 anos |
X |
|
Lei Federal n. 2.848/40 (Código Penal), arts. 29 e 109; Lei Federal n. 10.028/2000, arts. 359-A ao 359-H; Lei Federal n. 8.666/93, arts. 89 ao 98. |
|
05.02.04.05 Relatório para consulta das prestações de contas |
1 ano |
- |
X |
|
|
|
05.02.04.06 Relatório resumido da execução orçamentária |
Até a aprovação das contas |
12 anos |
X |
|
Lei Federal n. 2.848/40 (Código Penal), arts. 29 e 109; Lei Federal n. 10.028/2000, arts. 359-A ao 359-H; Lei Federal n. 8.666/93, arts. 89 ao 98; Lei Complementar Federal n. 101/2000, arts. 48 e 52. |
|
05.02.05 Pagamento de despesas específicas
|
05.02.05.01 Folha de pagamento |
1 ano |
30 anos |
X |
|
|
05.02.05.02 Planilha de pagamento de diárias e ajuda de custo |
1 ano |
7 anos |
X |
|
De acordo com a auditoria do Tribunal de Contas do Estado do Pará. |
|
05.02.05.03 Processo de empenho para pagamento de pessoal e reflexos |
Até a aprovação das contas |
7 anos |
X |
|
De acordo com a auditoria do Tribunal de Contas do Estado do Pará. |
|
05.02.05.04 Processo de pagamento de anuidade de órgãos ou entidades de classe |
Até a aprovação das contas |
7 anos |
X |
|
De acordo com a auditoria do Tribunal de Contas do Estado do Pará. |
|
05.02.05.05 Processo de pagamento de despesas inscritas em restos a pagar |
Até a aprovação das contas |
7 anos |
X |
|
De acordo com a auditoria do Tribunal de Contas do Estado do Pará. |
|
05.02.05.06 Processo de pagamento de diárias e ajuda de custo |
Até a aprovação das contas |
7 anos |
X |
|
De acordo com a auditoria do Tribunal de Contas do Estado do Pará. |
|
05.02.05.07 Processo de pagamento de honorários |
Até a aprovação das contas |
7 anos |
X |
|
De acordo com a auditoria do Tribunal de Contas do Estado do Pará. |
|
05.02.05.08 Processo de pagamento de impostos e taxas |
Até a aprovação das contas |
7 anos |
X |
|
Lei Federal n. 5.172/66 (Código Tributário Nacional), arts. 173, 174 e 195; |
|
05.02.05.09 Processo de pagamento de indenização |
Até a aprovação das contas |
7 anos |
X |
|
De acordo com a auditoria do Tribunal de Contas do Estado do Pará. |
|
05.02.05.10 Processo de pagamento de multa sobre terrenos e imóveis próprios do Estado |
Até a aprovação das contas |
7 anos |
X |
|
Lei Federal n. 5.172/66 (Código Tributário Nacional), arts. 173, 174 e 195; |
|
05.02.05.11 Processo de pagamento de precatório |
Até a aprovação das contas |
7 anos |
X |
|
De acordo com a auditoria do Tribunal de Contas do Estado do Pará. |
|
05.02.05.12 Processo de pagamento de restituição |
Até a aprovação das contas |
7 anos |
X |
|
De acordo com a auditoria do Tribunal de Contas do Estado do Pará. |
|
05.02.05.13 Processo de pagamento de férias e licença-prêmio em pecúnia |
Vigência |
10 anos |
X |
|
|
|
05.02.05.14 Processo de pagamento de contratos |
Vigência |
7 anos |
X |
|
De acordo com a auditoria do Tribunal de Contas do Estado do Pará. |
|
05.02.05.15 Processo de pagamento de suprimento de fundos |
Vigência |
7 anos |
X |
|
De acordo com a auditoria do Tribunal de Contas do Estado do Pará. |
|
05.02.05.16 Processo de pagamento de Requisição de pequeno valos (RPV) |
Vigência |
7 anos |
X |
|
De acordo com a auditoria do Tribunal de Contas do Estado do Pará. |
|
05.02.05.17 Processo de pagamento de cursos |
Vigência |
7 anos |
X |
|
De acordo com a auditoria do Tribunal de Contas do Estado do Pará. |
|
05.02.05.18 Requerimento para pagamento de auxílio-funeral |
1 ano |
7 anos |
X |
|
De acordo com a auditoria do Tribunal de Contas do Estado do Pará. |
|
05.02.06 Controle da receita
|
05.02.06.01 Demonstrativo mensal de arrecadação |
Até a aprovação das contas |
7 anos |
X |
|
De acordo com a auditoria do Tribunal de Contas do Estado do Pará. |
05.02.06.02 Processo de cobrança da dívida ativa |
Até a aprovação das contas |
7 anos |
X |
|
De acordo com a auditoria do Tribunal de Contas do Estado do Pará. |
|
05.02.06.03 Processo de recebimento de sucumbência judicial |
Até a aprovação das contas |
7 anos |
X |
|
De acordo com a auditoria do Tribunal de Contas do Estado do Pará. |
|
05.02.06.04 Processo de ressarcimento de valores ao Estado |
Até a aprovação das contas |
7 anos |
X |
|
De acordo com a auditoria do Tribunal de Contas do Estado do Pará. |
|
05.02.07 Operações de crédito e pagamento da dívida pública
|
05.02.07.01 Balancete do fundo da dívida pública |
Até a aprovação das contas |
10 anos |
X |
|
Lei Federal n. 10.406/2002 (Código Civil), art. 205. |
05.02.07.02 Processo de contratação de financiamentos |
Vigência |
10 anos |
X |
|
Lei Federal n. 10.406/2002 (Código Civil), art. 205. Lei Federal n. 8.666/93, art. 57, II, §. |
|
05.02.07.03 Processo de pagamento de encargos da dívida |
Até a aprovação das contas |
10 anos |
X |
|
Lei Federal n. 10.406/2002 (Código Civil), art. 205. A vigência esgota-se com aquitação do pagamento. A validade dos atos e negócios jurídicos celebrados antes de 11.1.2003, data da entrada em vigor do novo Código Civil, obedece ao disposto no Código Civil de 1916. |
|
05.02.07.04 Processo de pagamento de juros da dívida |
Até a aprovação das contas |
10 anos |
X |
|
Lei Federal n. 10.406/2002 (Código Civil), art. 205. A vigência esgota-se com aquitação do pagamento. A validade dos atos e negócios jurídicos celebrados antes de 11.1.2003, data da entrada em vigor do novo Código Civil, obedece ao disposto no Código Civil de 1916. |
|
05.02.07.05 Processo de pagamento do principal da dívida |
Até a aprovação das contas |
10 anos |
X |
|
Lei Federal n. 10.406/2002 (Código Civil), art. 205. A vigência esgota-se com aquitação do pagamento. A validade dos atos e negócios jurídicos celebrados antes de 11.1.2003, data da entrada em vigor do novo Código Civil, obedece ao disposto no Código Civil de 1916. |
|
05.02.07.06 Relação de empréstimos, financiamentos e operações de crédito |
Vigência |
10 anos |
X |
|
Lei Federal n. 10.406/2002 (Código Civil), art. 205. |
|
05.02.08 Controle da contabilidade |
05.02.08.01 Balancete analítico |
Até a aprovação das contas |
7 anos |
X |
|
Lei Federal n. 5.172/66 (Código Tributário Nacional), arts. 173, 174 e 195. |
05.02.08.02 Balanço financeiro |
Até a aprovação das contas |
7 anos |
|
X |
Lei Federal n. 5.172/66 (Código Tributário Nacional), arts. 173, 174 e 195. |
|
05.02.08.03 Balanço orçamentário |
Até a aprovação das contas |
7 anos |
|
X |
De acordo com a autoria do Tribunal de Contas do Estado do Pará. |
|
05.02.08.04 Balanço patrimonial |
Até a aprovação das contas |
7 anos |
|
X |
De acordo com a autoria do Tribunal de Contas do Estado do Pará. |
|
05.02.08.05 Boletim de caixa e de bancos |
Até a aprovação das contas |
7 anos |
X |
|
Lei Federal n. 5.172/66 (Código Tributário Nacional), arts. 173, 174 e 195. |
|
05.02.08.06 Extrato bancário |
Até a aprovação das contas |
7 anos |
X |
|
Lei Federal n. 5.172/66 (Código Tributário Nacional), arts. 173, 174 e 195. |
|
05.02.08.07 Guia de recolhimento de COFINS |
Até a aprovação das contas |
10 anos |
X |
|
Lei Federal n. 8.212/91, arts. 32, parágrafo único e 33. |
|
05.02.08.08 Guia de recolhimento de contribuição sindical |
1 ano |
7 anos |
X |
|
|
|
05.02.08.09 Guia de recolhimento de FINSOCIAL |
1 ano |
10 anos |
X |
|
Decreto-Lei Federal n. 2.049/83, art. 9.º |
|
05.02.08.10 Guia de recolhimento de Imposto de Renda |
2 anos |
7 anos |
X |
|
Lei Federal n. 5.172/66 (Código Tributário Nacional), arts. 173, 174 e 195; Instr. Normativa SRF n. 108/2001, art. 27; Instr. Normativa SRF n. 86/2001, art. 1.º |
|
05.02.08.11 Guia de recolhimento de INSS |
1 ano |
10 anos |
X |
|
Lei Federal n. 8.212/91, arts. 32, parágrafo único, 45, parágrafo único e 46; |
|
05.02.08.12 Guia de recolhimento do PIS/PASEP |
1 ano |
10 anos |
X |
|
Decreto-Lei Federal n. 2.052/83, arts. 3.º e 10. |
|
05.02.08.13 Livro diário |
Até a aprovação das contas |
7 anos |
X |
|
Lei Federal n. 5.172/66 (Código Tributário Nacional), arts. 173, 174 e 195. |
|
05.02.08.14 Livro razão |
Até a aprovação das contas |
7 anos |
X |
|
Lei Federal n. 5.172/66 (Código Tributário Nacional), arts. 173, 174 e 195. |
|
05.02.08.15 Nota fiscal |
Até a aprovação das contas |
7 anos |
X |
|
Lei Federal n. 5.172/66 (Código Tributário Nacional), arts. 173, 174 e 195. |
|
05.02.08.16 Relação das carteiras de ações |
Até a aprovação das contas |
7 anos |
X |
|
De acordo com a auditoria do Tribunal de Contas do Estado do Pará. |
|
05.02.08.17 Relação de ações negociadas |
Até a aprovação das contas |
7 anos |
X |
|
De acordo com a auditoria do Tribunal de Contas do Estado do Pará. |
|
05.02.08.18 Relatório contábil |
Até a aprovação das contas |
7 anos |
X |
|
Lei Federal n. 5.172/66 (Código Tributário Nacional), arts. 173, 174 e 195. |
|
05.02.08.19 Relatório das atividades desenvolvidas com exposição sobre as demonstrações contábeis e seus resultados |
Até a aprovação das contas |
7 anos |
X |
|
Lei Federal n. 5.172/66 (Código Tributário Nacional), arts. 173, 174 e 195. |
|
05.02.08.20 Relatório de conciliação bancária |
1 ano |
7 anos |
X |
|
Lei Federal n. 5.172/66 (Código Tributário Nacional), arts. 173, 174 e 195. |
|
05.02.08.21 Relatório de conciliação contábil |
1 ano |
7 anos |
X |
|
Lei Federal n. 5.172/66 (Código Tributário Nacional), arts. 173, 174 e 195. |
|
05.02.08.22 Relatório do ativo imobilizado |
1 ano |
7 anos |
X |
|
Lei Federal n. 5.172/66 (Código Tributário Nacional), arts. 173, 174 e 195 |
|
05.02.08.23 Relatório em ordem cronológica de pagamentos |
Até a aprovação das contas |
7 anos |
X |
|
De acordo com a auditoria do Tribunal de Contas do Estado do Pará. |
|
06 GESTÃO DE DOCUMENTOS E INFORMAÇÕES (FUNÇÃO) |
||||||
06.01 Política de Gestão Documental (SUBFUNÇÃO) |
||||||
ATIVIDADE |
TIPOLOGIA DOCUMENTAL |
ATIVIDADE |
TIPOLOGIA DOCUMENTAL |
OBSERVAÇÃO |
||
ARQUIVO CORRENTE |
ARQUIVO INTERMEDIÁRIO |
ELIMINAÇÃO |
ARQUIVO PERMANENTE |
|||
06.01.01 Normalização das atividades de arquivo |
06.01.01.01 Atos legais sobre arquivos e documentos |
Vigência |
5 anos |
|
X |
|
06.01.01.02 Manuais técnicos |
Vigência |
5 anos |
|
X |
|
|
06.01.02 Autuação e protocolo |
06.01.02.01 Protocolos de trâmite de documento e processo |
5 anos |
- |
X |
|
|
06.01.03 Classificação de documentos |
06.01.03.01 Plano de classificação de documentos |
Vigência |
5 anos |
|
X |
A vigência esgota-se com a elaboração de novo Plano de Classificação. |
06.01.04 Distribuição e acompanhamento do trâmite |
06.01.04.01 Ficha de controle da tramitação |
5 anos |
- |
X |
|
|
06.01.04.02 Relação de remessa de documentos do arquivo corrente e intermediário |
1 ano |
- |
X |
|
|
|
06.01.04.03 Requisição de processo |
1 ano |
- |
X |
|
|
|
06.01.05 Arquivamento |
06.01.05.01 Cadastro de ingresso de documento |
Vigência |
- |
X |
|
|
06.01.05.02 Relação de remessa de documentos e processos ao arquivo definitivo |
4 anos |
- |
X |
|
|
|
06.01.05.03 Relação de transferência de documentos para o arquivo definitivo |
4 anos |
- |
X |
|
|
|
06.01.06 Avaliação e destinação de documentos
|
06.01.06.01 Processo relativo aos trabalhos da Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo |
Vigência |
- |
X |
|
|
06.01.06.02 Registro de utilização da Tabela de temporalidade de documentos |
Vigência |
- |
|
X |
A vigência esgota-se com a oficialização de nova tabela de temporalidade. |
|
06.01.06.03 Tabela de temporalidade |
Vigência |
5 anos |
|
X |
A vigência esgota-se com a oficialização de nova tabela de temporalidade. |
|
06.01.05.04 Termo de eliminação |
Vigência |
5 anos |
|
X |
|
|
06.01.05.05 Edital de eliminação |
Vigência |
5 anos |
|
X |
|
|
06.01.07 Descrição de acervo arquivístico. |
06.01.07.01 Relação de documentos e códigos de assuntos |
Vigência
|
- |
X |
|
A vigência esgota-se com a elaboração de instrumentos técnicos de busca e acesso |
06 GESTÃO DE DOCUMENTOS E INFORMAÇÕES (FUNÇÃO) |
||||||
06.02 Centro de Estudos (SUBFUNÇÃO) |
||||||
ATIVIDADE |
TIPOLOGIA DOCUMENTAL |
ATIVIDADE |
TIPOLOGIA DOCUMENTAL |
OBSERVAÇÃO |
||
ARQUIVO CORRENTE |
ARQUIVO INTERMEDIÁRIO |
ELIMINAÇÃO |
ARQUIVO PERMANENTE |
|||
06.02.01 Descrição de acervo bibliográfico.
|
06.02.01.01 Ficha catalográfica |
Vigência |
- |
X |
|
|
06.02.01.02 Ficha matriz |
Vigência |
- |
X |
|
|
|
06.02.01.03 Guia |
Vigência |
- |
|
X |
|
|
06.02.01.0 4 Inventário |
Vigência |
- |
X |
|
|
|
06.02.01.0 5 Catálogo |
Vigência |
- |
X |
|
|
|
06.02.01.0 6 Indice |
Vigência |
- |
|
X |
|
|
06.02.01.0 7 Relação de documentos e códigos de assuntos |
Vigência |
- |
X |
|
|
|
06.02.02 Controle de acervo bibliográfico. |
06.02.02.01 Cadastro de usuários |
Vigência |
- |
X |
|
|
06.02.02.02 Ficha de tombo |
Vigência |
- |
|
X |
A vigência esgota-se quando ocorrer a baixa patrimonial. |
|
06.02.02.03 Formulário de consulta de livros ou documentos |
1 ano |
- |
X |
|
|
|
06.02.02.04 Formulário de empréstimo de livros ou documentos |
Vigência |
2 anos |
X |
|
|
|
06.02.02.05 Mapa topográfico de arquivo |
Vigência |
2 anos |
X |
|
A vigência esgota-se com a elaboração de novo mapa. |
|
06.02.02.06 Processo de aquisição de acervos arquivístico e bibliográfico. |
Até a aprovação das contas |
12 anos |
|
X |
Lei Federal n. 2.848/40 (Código Penal), art. 109; Lei Federal n. 10.028/2000, arts. 359-A ao 359-H; Lei Federal n. 8.666/93, arts. 14 ao 16 e 89 ao 98; |
|
06.02.02.07 Processo de empréstimo de acervos arquivístico e bibliográfico. |
Vigência |
5 anos |
X |
|
|
|
06.02.02.08 Processo de transferência de acervos arquivístico, bibliográfico, museológico ou artístico |
Vigência |
5 anos |
|
X |
A vigência esgota-se com a transferência da obra de arte, do documento bibliográfico ou museológico. |
|
06.02.02.09 Quadro de substituição e cancelamento de títulos |
5 anos |
- |
X |
|
|
|
06.02.02.10 Relação de obras bibliográficas submetidas à doação |
Vigência |
- |
X |
|
A vigência esgota-se quando as obras sofrerem baixa patrimonial. |
|
06.02.02.11 Termo de doação |
1 ano |
- |
X |
|
|
|
06.02.03 Expedição de certidão e transcrição de documentos |
06.02.03.01 Cadastro de certidões/Declaração expedidas
|
Vigência |
- |
|
X |
|
06.02.04 Serviço de Informação ao Cidadão – SIC |
06.02.04.01 Termo de compromisso de manutenção de sigilo de documentos |
Vigência |
5 anos |
X |
|
Lei Federal n. 2.848/40 (Código Penal), arts. 109, V e 325, que define o crime e a pena para a violação de sigilo funcional; Decreto Federal n. 4.553/2002, arts. 62 e 65 |
06.02.04.02 Pedidos formulados |
Vigência |
5 anos |
X |
|
Decreto do Estado do Pará nº 1.359, que regulamenta a implantação, no Pará, da Lei nº 12.527/2011, conhecida como Lei de Acesso à Informação. |
|
06.02.04.03 Respostas dadas |
Vigência |
5 anos |
X |
|
Decreto do Estado do Pará nº 1.359, que regulamenta a implantação, no Pará, da Lei nº 12.527/2011, conhecida como Lei de Acesso à Informação. |
|
06.02.05 Documentos produzidos em Eventos/Cursos. |
06.02.05.01 Relatório de curso |
Vigência |
2 anos |
X |
|
|
06.02.05.02 Certificado |
Vigência |
60 anos |
X |
|
|
|
06.02.05.03 Declaração |
Vigência |
60 anos |
X |
|
|
|
06.02.05.04 Ficha de inscrição |
Vigência |
2 anos |
X |
|
|
|
06.02.05.05 Lista de frequência |
Vigência |
5 anos |
X |
|
|
|
06.02.06 Pesquisas. |
06.02.06.01 Pedido de pesquisa |
Vigência |
|
X |
|
A vigência esgota-se quando o pedido atendido |
06.02.06.02 Conclusão da pesquisa |
3 anos |
|
X |
|
A vigência esgota-se quando o pedido atendido |
|
06.02.07 Formalização de Termos de Cooperação e outros instrumentos congêneres |
06.02.07.01 Convênio |
Vigência |
5 anos |
|
X |
|
06.02.07.0 2 Termo de cooperação |
Vigência |
5 anos |
|
X |
|
|
06.02.07.0 3 Acordo |
Vigência |
5 anos |
|
X |
|
|
06.02.07.0 4 Protocolo de intenções |
Vigência |
5 anos |
|
X |
|
|
06.02.07.0 5 Termo de parceria |
Vigência |
5 anos |
|
X |
|
|
06.02.08 Controle de Correspondência |
06.02.08.01 Circular |
2 anos |
|
X
|
|
A correspondência interna que veicula conteúdos rotineiros, em geral não implica em continuidade administrativa. Quando o documento integrar um processo obedecerá a sua temporalidade e à sua destinação. |
06.02.08.0 2 A viso |
2 anos |
|
X |
|
A correspondência interna que veicula conteúdos rotineiros, em geral não implica em continuidade administrativa. Quando o documento integrar um processo obedecerá a sua temporalidade e à sua destinação. |
|
06.02.08.0 3 C omunicado |
2 anos
|
|
X
|
|
A correspondência interna que veicula conteúdos rotineiros, em geral não implica em continuidade administrativa. Quando o documento integrar um processo obedecerá a sua temporalidade e à sua destinação. |
|
06.02.08.0 4 M emorando
|
2 anos |
|
X |
|
A correspondência interna que veicula conteúdos rotineiros, em geral não implica em continuidade administrativa. Quando o documento integrar um processo obedecerá a sua temporalidade e à sua destinação. |
|
06.02.08.0 5 C omunicação interna |
2 anos |
|
X |
|
A correspondência interna que veicula conteúdos rotineiros, em geral não implica em continuidade administrativa. Quando o documento integrar um processo obedecerá a sua temporalidade e à sua destinação. |
|
06.02.08.0 6 Convite |
4 anos |
|
X |
|
A vigência esgota-se com a realização do evento. A correspondência que registra relações interinstitucionais ou com a comunidade pode provocar desdobramentos e, de acordo com a natureza de seu conteúdo, definirá a temporalidade do processo ou expediente que iniciar. A eliminação está condicionada à inexistência de fatores determinantes de sua guarda. |
|
06.02.08.0 7 Ofício |
4 anos |
|
X |
|
A vigência esgota-se com a realização do evento. A correspondência que registra relações interinstitucionais ou com a comunidade pode provocar desdobramentos e, de acordo com a natureza de seu conteúdo, definirá a temporalidade do processo ou expediente que iniciar. A eliminação está condicionada à inexistência de fatores determinantes de sua guarda. |
|
06.02.08.0 8 C arta |
4 anos |
|
X |
|
A vigência esgota-se com a realização do evento. A correspondência que registra relações interinstitucionais ou com a comunidade pode provocar desdobramentos e, de acordo com a natureza de seu conteúdo, definirá a temporalidade do processo ou expediente que iniciar. A eliminação está condicionada à inexistência de fatores determinantes de sua guarda. |
|
06.02.08.0 9 R equerimento |
4 anos |
|
X |
|
A vigência esgota-se com a realização do evento. A correspondência que registra relações interinstitucionais ou com a comunidade pode provocar desdobramentos e, de acordo com a natureza de seu conteúdo, definirá a temporalidade do processo ou expediente que iniciar. A eliminação está condicionada à inexistência de fatores determinantes de sua guarda. |
|
06.02.08. 10 M oção ou voto |
4 anos |
|
X |
|
A vigência esgota-se com a realização do evento. A correspondência que registra relações interinstitucionais ou com a comunidade pode provocar desdobramentos e, de acordo com a natureza de seu conteúdo, definirá a temporalidade do processo ou expediente que iniciar. A eliminação está condicionada à inexistência de fatores determinantes de sua guarda. |
|
06.02.08. 11 A baixo-assinado |
4 anos |
|
X
|
|
A vigência esgota-se com a realização do evento. A correspondência que registra relações interinstitucionais ou com a comunidade pode provocar desdobramentos e, de acordo com a natureza de seu conteúdo, definirá a temporalidade do processo ou expediente que iniciar. A eliminação está condicionada à inexistência de fatores determinantes de sua guarda. |
|
06 GESTÃO DE DOCUMENTOS E INFORMAÇÕES (FUNÇÃO) |
||||||
06.03 Gestão de tecnologia da informação (SUBFUNÇÃO) |
||||||
ATIVIDADE |
TIPOLOGIA DOCUMENTAL |
ATIVIDADE |
TIPOLOGIA DOCUMENTAL |
OBSERVAÇÃO |
||
ARQUIVO CORRENTE |
ARQUIVO INTERMEDIÁRIO |
ELIMINAÇÃO |
ARQUIVO PERMANENTE |
|||
06.03.01 Desenvolvimento, implementação e controle de sistemas de informática |
06.03.01.01 Base de dados |
Vigência |
- |
|
X |
Lei Federal n. 9.610/98, art. 87. A destinação das bases de dados está condicionada ao valor de suas informações para a Administração Estadual. Das bases de dados consideradas de valor histórico, informativo ou probatório deverão ser providenciadas cópias anuais para guarda permanente. |
06.03.01.02 Plano Diretor de Informática |
Vigência |
8 anos |
|
X |
O documento registra as diretrizes definidas para a área de informática. |
|
06.03.01.03 Projeto de atualização ou modernização tecnológica |
Vigência |
8 anos |
|
X |
|
|
06.03.01.04 Projeto de desenvolvimento de programa de computador |
Vigência |
8 anos |
|
X |
Lei Federal n. 2.848/40 (Código Penal), art. 109, IV; Lei Federal n. 9.609/98, art. 12, § 1.º. A vigência compreende o tempo de utilização do programa, bem como de todas as suas atualizações. |
|
06.03.01.05 Projeto de implantação de rede |
Vigência |
8 anos |
|
X |
|
|
06.03.01.06 Projeto de informatização |
Vigência |
8 anos |
|
X |
|
|
06.03.01.07 Relatório de acompanhamento de projeto |
Vigência |
8 anos |
X |
|
Os relatórios, cujas informações são consolidadas em outros documentos, podem ser eliminados. |
|
06.03.01.08 Relatório de desenvolvimento de programa de computador |
Vigência |
8 anos |
X |
|
Lei Federal n. 2.848/40 (Código Penal), art. 109, IV; Lei Federal n. 9.609/98, art. 12, § 1.º |
|
06.03.01.09 Relatório de estatística de acesso |
1 ano |
8 anos |
X |
|
|
|
06.03.01.10 Relatório de resumo de dados |
1 ano |
8 anos |
X |
|
|
|
06.03.02 Vistoria e controle da integridade de sistemas de informática |
06.03.02.01 Dicionário de dados |
Vigência |
10 anos |
X |
|
|
06.03.02.02 Relatório técnico de vistoria |
5 anos |
|
X |
|
O original do parecer técnico consta do Processo de contratação. |
|
06.03.02.03 Termo de concessão e controle de senha de acesso |
Vigência |
8 anos |
X |
|
Lei Federal n. 2.848/40 (Código Penal), arts. 109, V e 325, que define o crime e a pena para a violação de sigilo funcional. |
|
06.03.03 Manutenção de equipamentos e instalação de programas
|
06.03.03.01 Cadastro de requisição de serviços |
Vigência |
8 anos |
X |
|
|
06.03.03.02 Certificado de autenticidade de programa de computador |
Vigência |
8 anos |
X |
|
A vigência compreende o tempo de utilização do programa, bem como de todas as suas atualizações. |
|
06.03.03.03 Contrato de licença de uso de programa de computador |
Vigência |
8 anos |
X |
|
Lei Federal n. 2.848/40 (Código Penal), art. 109, IV; Lei Federal n. 9.609/98, art. 12, § 1.º. A vigência compreende o tempo de utilização do programa, bem como de todas as suas atualizações. |
|
06.03.03.04 Ficha de inventário de programa de computador |
Vigência |
- |
|
X |
|
|
06.03.03.05 Prospectos e catálogos de equipamentos e de programas de computador |
Vigência |
8 anos |
X |
|
A vigência compreende o tempo de utilização do programa e suas atualizações, bem como o tempo de vida útil dos equipamentos. |
|
06.03.03.06 Registro de programa de computador |
Vigência |
8 anos |
X |
|
A vigência compreende o tempo de utilização do programa e suas atualizações, bem como o tempo de vida útil dos equipamentos. |
|
06.03.03.07 Relatório de revisão técnica |
1 ano |
8 anos |
X |
|
|
|
06.03.03.08 Relatório geral do equipamento |
1 ano |
8 anos |
X |
|
|
|
06.03.03.09 Relatório técnico de serviços |
5 anos |
8 anos |
X |
|
|
|
06.03.03.10 Requisição de serviços técnicos |
Vigência |
8 anos |
X |
|
A vigência esgota-se com a execução dos serviços. |
|
06.03.03.11 Termo de garantia de equipamentos e de programas de computador |
Vigência |
8 anos |
X |
|
A vigência está definida no Termo de garantia. |
|
06.03.04 Acompanhamento da elaboração e da execução de contratos de informática |
06.03.04.01 Ofício comunicando inobservância de contrato |
1 ano |
- |
X |
|
Trata-se de cópia pois o documento integra o Processo de contratação de serviços de informática e automação. |
06.03.04.02 Ofício solicitando especificação técnica de equipamentos e de programas de computador |
1 ano |
- |
X |
|
Trata-se de cópia pois o documento integra o Processo de contratação de serviços de informática e automação. |
|
06.03.04.03 Ofício solicitando participação em comissão de licitação |
1 ano |
- |
X |
|
Trata-se de cópia pois o documento integra o Processo de contratação de serviços de informática e automação. |
|
06.03.04.04 Parecer técnico de equipamentos e de programas de informática |
Vigência |
8 anos |
X |
|
Trata-se de cópia pois o documento integra o Processo de contratação de serviços de informática e automação. |
|
07 GESTÃO DE ATIVIDADES COMPLEMENTARES (FUNÇÃO) |
||||||
07.00 Não há (SUBFUNÇÃO) |
||||||
ATIVIDADE |
TIPOLOGIA DOCUMENTAL |
ATIVIDADE |
TIPOLOGIA DOCUMENTAL |
OBSERVAÇÃO |
||
ARQUIVO CORRENTE |
ARQUIVO INTERMEDIÁRIO |
ELIMINAÇÃO |
ARQUIVO PERMANENTE |
|||
07.00.01 Recepção e controle de portaria |
07.00.01.01 Ficha de controle de entrada e saída de veículos |
1 ano |
- |
X |
|
|
07.00.02 Vigilância do edifício, das instalações e equipamentos |
07.00.02.01 Livro de ocorrências relacionadas à segurança |
Vigência |
2 anos |
X |
|
A vigência perdura até completar o livro. |
07.00.03 Manutenção e conservação do edifício, das instalações e dos equipamentos |
07.00.03.01 Atestado de realização de serviços |
1 ano |
|
X |
|
|
07.00.03.02 Memorando solicitando serviços de limpeza e higienização |
2 anos |
|
X |
|
|
|
07.00.03.0 3 Memorando solicitando serviços de vigilância e segurança |
2 anos |
|
X |
|
|
|
07.00.03.0 4 Ordem de serviço |
1 ano |
|
X |
|
|
|
07.00.04 Execução de serviços de reprografia |
07.00.04.01 Ofício autorizando funcionário ou servidor a assinar requisição de cópia |
Vigência |
|
X |
|
|
07.00.04.02 Relatório de quantidade de cópias |
2 anos |
|
X |
|
|
|
07.00.04.03 Requisição de cópia |
2 anos |
|
|
|
|